Archive for March 2014
Manajemen
Waktu
Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2
Kelompok
3 :
2KA13
|
Erick Bashir
|
12112525
|
|
Kasman wicaksono
|
14112041
|
|
Maria Ulfa
|
14112431
|
|
Riri Rizabil
|
16112442
|
|
Rani Anggraeni
|
16112023
|
|
Rama Heriance
|
15112909
|
UNIVERSITAS
GUNADARMA
2014
Kata Pengantar
Puji
dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Manajemen
Waktu” untuk mata kuliah Teori Organisasi Umum ini dengan tepat waktu.
Pengembangan pembelajaran dari materi yang ada pada makalah bertujuan untuk
mengoptimalkan penggunaan waktu yang kita miliki sehingga akan memberikan
dampak yang positif bagi kita di kemudian hari.
Manajemen
waktu yang baik sangatlah penting bagi hidup kita dan masa depan kita. Seperti
yang penulis bahas dalam makalah ini, seluruh elemen dalam time management
sangatlah berkaitan dengan satu dan lainnya. Dalam penulisan makalah ini pula,
penyusun banyak melakukan referensi dari
berbagai sumber yang ada, sehingga hasil yang maksimal dapat dicapai.
Dalam
penyusunan makalah ini, masih banyak kekurangannya. Untuk itu, penyusun mengharapkan
kritik maupun saran demi perbaikan yang akan datang. Akhirnya penyusun
mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan
makalah ini.
Depok,
Maret 2014
Penyusun
BAB
I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data
aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan
tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun
dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang
mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.
Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling
atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain
yang kurang prioritasnya.
Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik
jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu
komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan
menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan,
instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita
sehari-hari.
Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti
rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu
dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih
dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman
dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.
Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik
jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu
komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan
menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan,
instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita
sehari-hari.
2. TUJUAN
a.
Mahasiswa mampu menjelaskan defenisi
manajemen waktu
b.
Mahasiswa mampu menjelaskan jenis
jenis manajemen waktu
c.
Mahasiswa mampu menjelaskan manfaat
manajemen waktu
d.
Mahasiswa mampu menjelaskan langkah
langkah manajemen waktu
e.
Mahasiswa mampu menjelaskan hal hal
penting manajemen waktu
f.
Mahasiswa mampu menjelaskan hambatan
manajemen waktu
g.
Mahasiswa mampu menjelaskan kiat kiat
manajemen waktu
BAB II
PEMBAHASAN
1. DEFINISI MANAJEMEN WAKTU
Kata Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno
ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur (wikipedia).
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah
suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan
diawasi. Berdasarkan kamus umum Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh
rangkaian saat ketika proses perbuatan atau keadaan berlangsung atau berada.
Dari definisi tersebut, tentu kita dapat memahami bahwa, apabila membahas
tentang waktu sebagai suatu rangkaian saat ketika proses berlangsung, maka
berarti yang dibahas adalah suatu peristiwa atau kejadian yang lalu atau yang
akan datang.
Manajemen waktu yang baik akan menghasilkan produktivitas
yang maksimal, memang akan sangat sulit untuk dapat memanfaatkan waktu
dengan maksimal namun jika suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan dalam suatu
target kerja maka mau tidak mau harus dikerjakan tepat waktu. Seseorang yang mengerjakan
suatu kegiatan hanya berdasarkan pada pemenuhan atas suatu target maka akan
merasakan beban kerja yang sangat berat karena akan merasa dikejar-kejar oleh
waktu. Padahal hakikat waktu itu sendiri adalah suatu hal yang baik dimana
waktu dimiliki oleh semua orang dengan bentuk yang sama serta dengan durasi
yang sama juga. Tidak seorangpun yang dapat menghentikan waktu atau membuat
waktu berulang. Jadi ada baiknya kita dapat memanfaatkan waktu dengan
sebaik-baiknya dengan melihat esensi waktu yang sama setiap orangnya maka untuk
membuatnya berbeda adalah dengan pemanfaatan yang maksimal sehingga hasil yang
didapat setiap orang pun berbeda-beda.
Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data
aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan
tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun
dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang
mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah
aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan
baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.
Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik
jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu
komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan
menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan,
instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita
sehari-hari.
Singkatnya manajemen waktu merupakan suatu pengasetan,
perkembangan, dan pengendalian yang berhubungan dengan apa yang kita kerjakan
sehingga akan menghasilkan sesuatu yang maksimal. Entah dalam aktifitas kantor,
rutinitas sehari-hari, di sekolah, kampus, ataupun untuk diri kita sendiri.
Jadi semua yang kita lakukan sudah di set secara teratur oleh sebuah sistem
yang terkendali.
2.
JENIS-JENIS
WAKTU
a.
Waktu yang sulit diatur :
Hanya untuk memenuhi kebutuhan Primer : makan, istirahat,
menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan. Wktu ini tidak dapat digunakan untuk
kepentingan-kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk menjaga
keseimbangan hidup manusia. Penggunaan waktu ini harus bijaksana, tidak dapat
dilebih-lebihkan ataupun disia-siakan.
b.
Waktu yang dapat diatur :
Waktu yang ditemukan dalam aktivitas kerja manusia dan
sebagian dalam kehidupan pribadi manusia.Waktu jenis ini dibagi dua :
Ø
waktu-waktu prima ( waktu puncak),
dimana semangat dan etos kerja tinggi, misalnya pada pukul 07.00 dan pukul
19.00
Ø
waktu – waktu lembah, dimana
semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-saat akhir kerja seperti pukul
15.00 dan pukul 22.00
Tantangannya adalah bagaimana manusia dapat memanfaatkan
waktu –waktu secara effektif.
3.
MEMANFAATKAN
WAKTU PUNCAK SECARA EFEKTIF
Mengerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu
puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak sedang
baik. Dan jangan mengerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena
tugas-tugas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya
pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga
hari berikutnya.
4.
LANGKAH-LANGKAH
MENGELOLA WAKTU
Kebiasaan mengatur atau mengelola waktu merupakan upaya
untuk memanfaatkan waktu sekarang ini sebaik-baiknya. Kita mempunyai tujuan
yang jelas, rencana dan prioritas utama, tetapi kita tidak mengelola
saat-saat sekarang ini dengan baik.
Kita tenggelam dalam hal-hal yang menyebabkan waktu kita
terbuang, sehingga menyebabkan tujuan-tujuan kita hilang dan prioritas
tercampur aduk dan kita harus memulainya dari awal. Oleh karena itu kebiasaan
mengatur waktu merupakan kebiasaan pribadi sukses terpenting.
5.
HAL HAL YANG
PENTING DALAM MENGELOLA WAKTU
ü
Mempelajari
tujuan, rencana dan prioritas
ü
Membuat
rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian
ü
Menentukan
tingkat urgensinya
ü
Menentukan
hal-hal yang dapat didelegasikan pada orang lain
ü
Melakukan
prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat batas waktunya.
ü
Memberi
tanda pada hal-hal yang telah selesai
ü
Memindahkan
hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.
ü
Menyiapkan
Tabel Kerja Harian
ü
Menyiapkan
tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya.
ü
Membuat
tabel yang praktis, agar mudah dibawa
ü
Tabel
berisi seluruh tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan hari iitu.
ü
Alokasi
waktu sesuai dengan skala prioritas. Dua puluh persen tabel terlaksana
dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.
ü
Padukan
aktivitas yang serupa
ü
Alokasikan
waktu khusus untuk setiap tugas.
ü
Mengkaji
lagi tugas-tugas harian, dan menghapus tugas-tugas yang tidak penting.
ü
Membuat
rencana kerja yang fleksibel , sisakan waktu untuk tugas-tugas darurat.
ü
Alokasikan
waktu istirahat dan santai untuk diri sendiri, keluarga dan teman –teman.
ü
Komitmen
pada tabel harian anda, jangan menyimpang darinya, bisa diubah sedikit sesuai
situasi.
6. HAMBATAN DALAM
MANAJEMEN WAKTU
ü
Mendahulukan
pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang
diminati.
ü
Mendahulukan
pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang suli
ü
Mendahulukan
pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang
membutuhkan waktu yang lama.
ü
Mendahulukan
pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang
penting.
ü
Melakukan
aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau mendatangkan
kemaslahatan bagi diri mereka.
ü
Menunggu
batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya.
ü
Skala
prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan
urutannya.
ü
Terperangkap
pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.
7.
WAKTU YANG
TERBUANG
- Waktu yang sulit diatur :
Ø
Terbuang karena faktor internal.
Hitunglah berapa banyak waktu kita untuk : makan, nonton TV,
baca Koran, berbicara panjang lebar ditelepon, mengendarai mobil / motor ke
kampus, dan masih banyak lagi. Tentu banyak sekali bukan.
Ø
Terbuang karena faktor eksternal :
Hitunglah berapa banyak waktu anda untuk : menerima tamu, menghadiri
undangan, begadang sama teman-teman, kegiatan social lainnya yang sangat banyak
menyita waktu kita.
- Waktu yang dapat diatur :
Ø
Terbuang karena faktor internal : melamun,
membaca Koran, berkirim sms berkepanjangan, telepon berlama-lama, browsing
internet di sela waktu kerja.
Ø
Terbuang karena faktor eksternal : Pembicaraan
yang tidak bertujuan bersama teman-teman, menghadiri rapat organisasi
kemahasiswaan mendadak, kedatangan tamu.
8.
MENGHINDARI
TERBUANGNYA WAKTU
Dalam kehidupan kita, ada saja hal-hal yang mendesak, yang
muncul yang membuat rencana kerja kita menjadi berantakan, misalnya mendadak
kita sakit atau memdadak dosen sakit sehingga waktu kuliah hari itu
kosong. Apa yang kita lakukan supaya waktu kita tidak terbuang percuma? Untuk
mengantisipasi hal-hal tersebut, perlu langkah-langkah sebagai berikut :
a.
Evaluasi kembali tujuan, rencana dan
prioritas anda
Tujuan jangka panjang yang diwujudkan secara bertahap
melalui tuuan-tujuan jangka pendek harus dievaluasi, termasuk skala prioritas
yang sudah ditetapkan
b.
Letakkan tujuan dalam rencana
periodik atau program kerja
Tentukan tanggal-tanggal pelaksanaan masing-masing pekerjaan
dan tugas mencakup waktu mulai dan batas akhir, sehingga mempermudah pencapaian
tujuan anda.
c.
Buat daftar pekerjaan harian
Membuat daftar tabel kerja harian seperti pada
langkah-langkah mengelola waktu
d.
Tutup semua hal yang dapat
memalingkan anda dari tujuan-tujuan tsb.
Anda harus dapat mengatur waktu untuk menyelesaikan
pekerjaan pada waktu-waktu puncak, jangan ditunda-tunda. Dengan menunda-nunda
anda akan mengacaukan pencapaian tujuan anda dan mengantar anda pada kegagalan.
e.
Manfaatkanlah waktu luang
Sebaiknya anda elalu siap mengantisipasi terjadinya
kehilangan waktu seperti mengerjakan hal-hal yang bermanfaat.
f.
Jangan selalu pasrah pada hal-hal
yang bersifat mendesak
Untuk mengantisipasinya, anda sebaiknya menganalisis apakah
tugas mendesak itu penting sekali, penting atau tidak penting.
9.
KIAT MANAJEMEN
WAKTU
Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu secara bijak amat
penting. Bila kita melewatkan janji penting dan tenggat waktu, tak ayal ini
bakal mengganggu alur karir dan kehidupan sosial kita. Buntutnya, timbul rasa
bersalah, frustrasi, dan perasaan buruk lain. Berikut tips manajemen waktu yang
tepat dari George Mason University.
a.
Lakukan survei waktu pribadi.
Untuk mulai mengatur waktu, kita harus tahu pasti bagaimana
kitaa menggunakan waktu. Survei waktu akan membantu kitaa memperkirakan berapa
banyak waktu yang telah kita habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk
memperoleh perkiraan akurat, kita dapat melihat waktu yang telah dihabiskan
selama satu minggu.
b.
Perhatikan jadwal harian.
Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan kepribadian kita.
Begitu kita memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut adalah membentuknya.
Yang paling baik sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan
setengah jam lainnya disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat.
c.
Jangan menjadi perfeksionis.
Berusahalah agar menjadi orang sempurna yang siap menghadapi
kekalahan. Tidak ada orang yang sempurna. Kita butuh tujuan yang dapat dicapai
dengan kemampuan yang ada. Tugas-tugas sulit biasanya berakhir dengan penolakan
dan penundaan
d.
Belajarlah berkata tidak.
Misalnya, teman dekat mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, kita
tidak tertarik. Tapi, kita tidak sampai hati mengecewakan orang. Berkata tidak
dengan sopan selayaknya menjadi kebiasaan.
e.
Belajar menentukan prioritas.
Sangat penting melakukan prioritas pada tanggung jawab dan
kesepakatan yang telah dicapai. Orang-orang yang tidak tahu bagaimana melakukan
prioritas bakal menjadi orang yang gemar menunda-nunda pekerjaan.
f.
Gabungkan sejumlah aktivitas.
Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu
waktu. Ketika dalam perjalanan, baca catatan-catatan penting. Banyak cara untuk
memadukan aktivitas, tapi yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif.
g.
Adaptasi diri.
Setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal Anda
berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Namun, yang paling penting adalah
bagaimana agar upaya ini dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak
jujur dan jadwal kegiatan pribadi bukan jadwal waktu yang tepat.
Daftar Pustaka
“ Manajemen Waktu”
http://www.inspirasiku.blogspot.com“ Manajemen Waktu Menurut Para Ahli” http://personality.blogspot.com
“ Manajemen Waktu Dalam Kehidupan” http://www.fadlilutfi.wordpress.com
Dasar Pengambilan Keputusan
Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2
Kelompok 3 :
2KA13
|
Erick Bashir
|
12112525
|
|
Kasman wicaksono
|
14112041
|
|
Maria Ulfa
|
14112431
|
|
Riri Rizabil
|
16112442
|
|
Rani Anggraeni
|
16112023
|
|
Rama Heriance
|
15112909
|
Kata Pengantar
Rasa syukur yang dalam kami sampaikan ke hadiran Tuhan Yang
Maha Pemurah, karena berkat kemurahanNya makalah ini dapat kami selesaikan
sesuai yang diharapkan. Dalam makalah ini kami membahas “Dasar Pengambilan
Keputusan”, suatu permasalahan yang selalu dialami setiap individu yang berada
dalam organisasi maupun dalam perusahaan.
Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman masalah
pengambilan keputusan entah dalam individu maupun kelompok yang sangat
diperlukan dan penting untuk mencapai suatu hasil yang maksimal.
Hal ini perlu kita pelajari dan kita pahami karena jika kita
ingin terjun dalam dunia bisnis, kita tidak akan menjalankan suatu usaha itu
sendiri, apalagi jika kita ingin berkecimpung dalam dunia corporation yang
cukup besar. Masalah yang kita hadapi juga bukan yang kecil semata, bisa saja
kita mendapatkan masalah yang kompleks dan membutuhkan berbagai pihak untuk
memecahkannya, sehingga mendapatkan solusi yang efektif.
Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada pembaca
dari hasil makalah ini. Karena itu kami berharap semoga makalah ini dapat
menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama. Terimakasih
Depok, Maret 2014
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Pembuatan keputusan dalam
organisasi menempati posisi strategis. Proses dan teknik pembuatan keputusan
yang benar akan mengarahkan organisasi pada jalur yang tepat dalam mencapai
tujuannya. Oleh karenanya pembuatan keputusan juga harus memperhatikan dimensi
hubungan manusiawi. Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah. Suatu
masalah muncul karena keadaan sebenarnya berbeda dengan yang diharapkan. Dalam
banyak hal, masalah mungkin adalah peluang yang tersembunyi. Proses penemuan
masalah sering kali informal dan intuitif.
2. Tujuan
Tujuan penulisan ini adalah agar setiap pemimpin dalam organisasi bahkan
setiap orang dapat mengetahui bagaimana cara mengambil keputusan yang baik dan
tidak berselisih paham dengan pihak lain atau tidak merugikan pihak lain
sehingga keputusan yang diambil akan menjadi efektif untuk kepentingan bersama.
3. Rumusan Masalah
Dalam tulisan ini akan membahas tentang definisi dan dasar pengambilan
keputusan, jenis-jenis keputusan organisasi, dan faktor-faktor yang
mempengaruhi pengambilan keputusan, serta implikasi manajerial yang berlaku
dalam pengambilan keputusan
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Definisi pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan merupakan proses fundamental di
dalam organisasi dimana para manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi
(komunikasi) yang mereka terima melalui struktur organisasi dan perilaku para
individu dan kelompok di dalamnya.
Pengambilan keputusan membedakan para manajer dari non
manajer. Mutu keputusan yang di ambil juga menentukan keefektifan mereka
sebagai manajer.
Keputusan dapat di klasifikasikan sebagai keputusan yang
di program dan keputusan yang tidak di program tergantung terhadap jenis
masalahnya. Kebanyakan keputusan yang di program harus diambil di tingkat
pertama organisasi, sedangkan keputusan yang tidak di program sebagian besar
harus di ambil oleh pimpinan teras.
Pengambilan keputusan tidak boleh dianggap sebagai
tujuan, melainkan sebagai cara untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Keputusan merupakan tanggapan organisasi terhadap masalah.
2.
Jenis – jenis keputusan organisasi :
a.
Otoriter
Pembuatan keputusan
secara otoriter berarti segala masalah yang timbul dalam organisasi semata-mata
di putuskan oleh pimpinan. Cara otoriter lebih bersifat subjective, hanya
dilihat dari segi kepentingan diri sendiri, menimbulkan suasana tertekan bagi
para bawahan, tidak ada jalur penampungan ide bawahan, para bawahan biasanya
apatis hanya menanti perintah.
b.
Demokratis
Segala masalah yang
timbul dalam organisasi akan diputuskan bersama antara atasan dan bawahan.
Dengan kata lain, segala keputusan yang ada akan di musyawarahkan dan mengambil
solusi terbaik dari ide-ide yang ada.
c.
Liberal
Segala masalah yang
timbul dalam organisasi diserahkan kepada para bawahan. Biasanya mengakibatkan
kekacauan, kesimpangsiuran, tidak ada keselarasan karena tergantung dari masing
– masing individu yang memiliki pikiran serta kepentingan berbeda-beda.
Biasanya setiap individu mencari enaknya sendiri, kurang memperhatikan
kepentingan keseluruhan.
3.
Dasar pengambilan keputusan
Sangat menarik dan menolong di dalam pembahasan mengenai
teori pengambilan keputusan dengan memperhatikan organisasi, perorangan, dan
kelompok yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dalam teori sistem.
Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set
komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu.
Komponen itu satu sama lain saling kait mengait dan membentuk suatu kesatuan
yang utuh. Tingkah laku suatu sistem ditentukan oleh hubungan antar
komponennya.
Suatu organisasi merupakan suatu contoh sistem tersebut
yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Tingkah laku suatu organisasi,
katakan suatu perusahaan, sangat tergantung pada tingkah laku
komponen-komponennya dan ada hubungan dalam organisasi tersebut.
Sebagai contoh suatu perusahaan sebagai suatu organisasi
akan mencapai suatu tujuan katakan jumlah penerimaan penjualan sebesar-besarnya
(maksimum revenue). Setiap pimpinan sub-unit harus mengambil keputusan guna
menunjang pencapaian tujuan tersebut. Informasi utama yang diperlukan ialah
besarnya jumlah permintaan produk yang akan di produksi berdasarkan ramalan
penjualan. Berdasarkan ramalan penjualan diwaktu yang akan datang, direktur
produksi memutuskan memproduksi (melalui perencanaan) sejumlah yang diminta
agar tidak terjadi produksi berlebih (over production) atau produksi rendah
(under production). Setelah diketahui berapa jumlah produk yang harus diketahui
berapa jumlah produk yang harus di produksi, dapat diputuskan dengan tepat
berapa jumlah bahan mentah yang harus dibeli, berapa buah mesin di perlukan,
berapa orang tenaga kerja yang harus ditambah (diputuskan oleh direktur
personil), berapa jumlah dana yang dibutuhkan dan berapa yang harus di pinjam
dari bank (diputuskan oleh direktur keuangan).
Jadi direktur produksi, personil, dan keuangan tidak
boleh seenaknya membuat keputusan tentang berapa unit produk harus di produksi,
berapa tenaga baru harus ditambah, dan berapa dana yang harus dipinjam dari
bank. Semua keputusan yang dibuat oleh masing-masing kepala sub-unit harus
terkait satu sama lain, agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Sistem itu terdiri dari beberapa tingkat (hirarki) yang
berbeda. Pada hirarki yang paling bawah misalnya tingkatan seksi (sub-bagian),
elemen-elemen pada sub-sistem tingkat bawah tersebut dapat dianggap sebagai
suatu sistem yang berdiri sendiri. Misalnya : Desa merupakan hirarki yang
terendah dari sistem pemerintahan. (perhatikan mulai dari Presiden sebagai
kepala negara merupakan pimpinan tertinggi, kemudian Menteri, Gubernur, Bupati,
Camat, dan Kepala Desa pimpinan terendah). Desa, Kecamatan, Kabupaten,
Propinsi, Negara, masing-masing mempunyai kepala yang bisa dianggap suatu
sistem yang berdiri sendiri.
Dalam pengambilan keputusan, suatu desisi terdapat dalam
suatu kerangka pikiran (framework of thought, mental environtment) dan kerangka
daya upaya (framework of action, operational environtment).
Bagaimana struktur dan sistem daripada kerangka
pengambilan keputusan tersebut tergantung dari :
a.
Posisi orang yang berwenang, berwajib, dan
bertanggung jawab untuk mengambil desisi,
b.
Problema atau masalah yang dihadapi dan harus
ditangani atau dipecahkan,
c.
Situasi dimana sipengambil desisi dan
problema itu berada,
d.
Kondisi daripada si pengambil desisi,
kekuatan dan kemampuan untuk menghadapi problema tersebut,
e.
Tujuan yang harus dicapai dengan pengambilan
keputusan tersebut.
4.
Faktor – faktor yang mempengaruhi pengambilan
keputusan
Proses pengambilan keputusan banyak di pengaruhi oleh
faktor lingkungan dan perilaku manusia. Pengambilan keputusan yang berbeda
mungkin akan memilih alternative yang berbeda dalam situasi yang sama karena
adanya perbedaan nilai persepsi dan kepribadian.
1.
Faktor manusia
Faktor
terpenting dalam pengambilan keputusan adalah faktor manusia, baik sebagai
pemimpin, staffer, pelaksana, maupun pemakaian hasil (langganan, dan
sebagainya).
Masalahnya
adalah bahwa didalam kehidupan masyarakat dan organisasi modern diperlukan
orang-orang yang sudah mampu menentukan sendiri apa yang harus di perbuat di
dalam rangka kewajiban yang dia punyai dengan kata lain, makin pelik masalah
yang dihadapi, makin diperlukan manusia yang maju dan modern untuk
menanganinya. Manusia yang demikian itu adalah hasil pendidikan dan kesempatan
untuk memperoleh pengalaman.
2.
Lingkungan
Pengambilan
keputusan harus menghadapi 3 macam lingkungan. Dalam tiap lingkungan,
pengetahuan tentang unsur mutlaknya berbeda.
a.
Pengambilan keputusan dalam kondisi yang
pasti
Dalam lingkungan ini
hanya ada 1 unsur mutlak yaitu, ada kepastian tentang masa depan. Lingkungan
ini jarang terjadi, dan biasanya berhubungan dengan keputusan yang sangat
rutin, melibatkan soal-soal yang sama dari waktu ke waktu. Tapi dalam situasi
seperti itupun, masa depan tetap saja tidak dapat dipastikan secara sempurna.
b.
Pengambilan keputusan dalam kondisi ketidak
pastian
Disini ada lebih dari
1 keadaan unsur mutlak, dan pengambilan keputusan tidak mempunya pengetahuan
memadai mengenainya, bahkan untuk menentukan probabilitasnya sekalipun.
Dalam situasi ini ada
4 kriteria yang dapat digunakan untuk membuat keputusan, yaitu :
Ø Kriteria
maximax
Memilih alternative keputusan yang
akan memaksimalkan hasil.
Ø Kriteria
maximin
Untuk memaximumkan hasil minimum, maka
kita harus memilih yang terbaik dari hasil-hasil buruk
Ø Kriteria
realism
Kriteria batas tengah antara maximax
dan maximin yaitu antar optimis dan pesimis. Jadi kita harus memilih suatu
keputusan yang realistis antara 2 hal tersebut. Mana yang lebih baik untuk kita
ambil, ditinjau dari baik buruknya, berhasil atau gagalnya, serta keuntungan
dan kerugiannya.
c.
Pengambilan keputusan dalam kondisi penuh
resiko
Dalam situasi ini ada
lebih dari 1 unsur mutlak, tetapi pengambilan keputusan mempunya informasi yang
akan membantu penentuan nilai probabilitas untuk masing-masing peristiwa
mendatang.
3.
Posisi
Setiap
orang, terlebih dalam masyarakat yang sudah maju, berada di dalam posisi atau
kedudukan yang berubah-udah, satu sama lain tergantung dari apa atau siapa yang
dia hadapi pada waktu itu.
Jadi,
posisi kita selalu di tentukan oleh apa dan atau siapa yang kita hadapi.
Apa,
siapa, itu merupakan bagian daripada lingkungan dimana kita berada pada suatu
ketika.
Oleh
karena itu, maka dapat pula dikatakan, bahwa posisi atau kedudukan seseorang
itu selalu di tentukan oleh lingkungannya.
Hal
tersebut perlu di sadari sepenuhnya oleh setiap orang yang menghadapi masalah
pengambilan keputusan, jangan sampai salah tanggap dan salah berfikir. Oleh
sebab orang yang terbiasa berkuasa dengan pangkat dan jabatan yang tertentu
mempunya kecenderungan untuk membawa kebiasaan posisional itu kemana-mana,
sehingga dapat menjadi tertawaan orang atau pertanyaan pihak-pihak yang tidak
mau menerimanya.
Sebaliknya,
adapula orang yang terbiasa menjadi bawahan yang tertekan, pada waktu berada
didalam posisi untuk mengambil keputusan tidak berani berbuat apa-apa.
4.
Problema
Masalah
adalah apa yang menjadi penghalang untuk mencapainya tujuan yang merupakan
penyimpangan dari apa yang diharapkan, direncanakan, atau dikehendaki.
Problema
tidak selalu dapat dikenali dengan segera. Ada yang memerlukan analisa, ada
pula yang bahkan memerlukan riset tersendiri.
5.
Situasi
Situasi
berada didalam keadaan pada umumnya, baik yang relevan (ada hubungan dengan
kita beserta permasalahan) maupun yang tidak relevan.
Situasi
adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan yang berkaitan satu sama lain,
dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa
yang hendak kita perbuat.
Faktor-faktor
tersebut ada yang konstan, tidak berubah-ubah, namun sebagian besar terdiri
atas faktor-faktor variable yang tidak tetap keadaannya.
Diantara
variable-variable itu ada yang dapat di perhitungkan, bahkan dapat
dikendalikan, namun ada pula yang sama sekali diluar kekuasaan manusia untuk
mengaturnya, misalnya : curah hujan, banjir, gempa bumi.
6.
Kondisi
Adalah
keseluruhan daripada faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya
gerak, daya berbuat, atau kemampuan kita.
Sebagian
terbesar daripada faktor-faktor tersebut merupakan sumber-sumber daya atau
resources.
Sumber-sumber
daya itu, bahkan kondisi secara keseluruhan harus dikendalikan melalui
management yang setepat-tepatnya.
Sebaliknya,
sumber-sumber daya itu menentukan daya management kita, daya kita untuk
merencanakan dan melakukan sesuatu serta mencapainya secara efektif.
7.
Tujuan
Tujuan
yang hendak dicapai, baik tujuan individu, tujuan unit(kesatuan), tujuan
organisasi, maupun tujuan usaha pada umumnya telah ditentukan sebelumnya.
Tujuan
yang ditentukan dalam mengambil desisi adalah tujuan antara atau prapta atau
objective.
Dalam kondisi serba pasti, mudah untuk menganalisis
situasi dan membuat keputusan yang baik. Sebab kepastian melibatkan hanya 1
unsur mutlak sehingga pengambilan keputusan cukup mengambil hasil terbaik dalam
1 baris dan memilih alternative yang berkaitan dengan hasil tersebut.
Pada sebagian besar organisasi, kebanyakan pengambilan
keputusan dilakukan melalui panitia, tim, satuan tugas, dan bentuk kelompok
lainnya. Ini karena para manajer sering kali menghadapi situasi dimana mereka
harus mencari dan mengkombinasikan pertimbangan dalam pertemuan kelompok. Hal
ini terutama berlaku bagi masalah-masalah yang tidak di program, yang merupakan
hal baru, dan sangat tidak pasti hasilnya. Pada kebanyakan organisasi, jarang ditemukan
keputusan atas masalah semacam itu diambil oleh satu individu secara regular.
Dengan semakin rumitnya masalah yang dihadapi perusahaan diperlukan pengetahuan
khusus dalam banyak bidang, yang biasanya tidak dimiliki oleh satu orang.
Persyaratan ini, ditambah dengan pernyataan bahwa keputusan oleh banyak unit
diseluruh organisasi telah meningkatkan penerapan pendekatan kolektif dalam
proses pengambilan keputusan. Bagi kebanyakan manajer, akibatnya adalah
banyaknya waktu yang terbuang dalam berbagai rapat panitia dan pertemuan
kelompok lainnya. Penelitian menunjukan bahwa banyak manajer yang menghabiskan
80% dari waktunya untuk menghadiri rapat panitia.
Contoh pengambilan keputusan oleh kelompok di sebuah
perusahaan pengecer besar
Pengecer terkemuka J.C. Penney Company menerapkan
pengambilan keputusan oleh kelompok ditingkat atas perusahaan. Sebuah panitia
yang terdiri atas 14 manajer teras berdiskusi dan mengambil keputusan bagi
berbagai masalah penting seperti perencanaan, seleksi manajerial, seleksi barang
dagangan, dan hubungan masyarakat.
Para eksekutif di Penney percaya bahwa ada beberapa
resiko dalam pengambilan keputusan oleh kelompok. Proses pengambilan keputusan
oleh kelompok tersebut memerlukan waktu lebih lama, menyita waktu eksekutif,
dan seringkali menghasilkan kompromi yang kurang sempurna. Para eksekutif juga
percaya bahwa proses tadi dapat memecahkan berbagai masalah yang sangat sulit
seperti bagaimana cara mengalokasi biaya di antara berbagai divisi, apa
alternatif bauran yang harus dilakukan, dan bagaimana menggaji pimpinan di
kantor pusat.
Pengambilan keputusan oleh kelompok juga dihargai karena
dapat memperbaiki gambaran keuntungan perusahaan, melaksanakan pemakaian
komputer secara cepat, dan mengurangi posisi staff yang berlebihan. Akhirnya,
sediaan margin keuntungan, dan entusiasme menjadi lebih baik sebagai hasil
pendekatan pengambilan keputusan oleh kelompok.
Pimpinan berharap dapat meneruskan penerapan pengambilan
keputusan oleh kelompok. Semua keputusan penting sekarang diambil melalui
panitia pimpinan. Nampaknya, di perusahaan J.C. Penney, “14 kepala lebih baik
daripada 1 kepala”. **
5.
Implikasi manajerial dalam pengambilan
keputusan
Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan
prodiktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan
efektivitas dari sumberdaya yang ada. Dalam pengambilan keputusan, implikasi
dapat dilakukan dengan cara :
1.
Brainstorming
Meningkatkan
kreativitas dengan mendorong pengungkapan melalui diskusi yang tidak
mengkritik.
2.
Proses Delphi
Meningkatkan
kreatifitas dengan pertimbangan yang diajukan secara anonim atas gagasan guna
mencapai keputusan konsensus.
3.
Teknik kelompok nominal
Meningkatkan
kreatifitas dengan mengumpulkan orang bersama-sama dalam sebuah pertemuan yang
sangat terstruktur yang tidak memperkenankan adanya banyak komunikasi verbal.
Keputusan kelompok merupakan hasil pemungutan suara anggota yang dilakukan
secara matematis.
Daftar Pustaka
Teknik Pengambilan Keputusan, Johannes
Supranto, MA. Penerbit Rineka Cipta
Pengambilan Keputusan Secara Kuantitatif
(Quantitative Approaches to Management), Richard I.Levin,
David S. Rubin, Joel P. Stinson, Everette S. Gardner. Jr. RAJAWALI PERS
Jakarta.
Organisasi Jilid 2, Gibson Ivancevich
Donnelly, Penerbit Erlangga
Beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan
Keputusan (Decisions Making), Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo
Perilaku Organisasi Edisi Kedelapan, Stephen P.
Robbins, PT. Prenhallindo, Jakarta.
